Mode d'emploi ADOBE CONNECT 8 LOTUS

[. . . ] A la première ouverture de la base de données de messagerie, vous êtes invité(e) à installer et à configurer votre compte Adobe Connect. Dernière mise à jour le 18/4/2011 2 Chapitre 2 : Utilisation d'Adobe Connect Lotus Notes Add-in Lotus Notes Add-in vous permet d'ajouter des informations relatives aux réunions Adobe Connect à des invitations de calendrier et à des messages électroniques envoyés par Lotus Notes. Lorsque vous planifiez une réunion Adobe Connect, vous créez une demande de réunion Lotus Notes qui inclut vos invités. Lotus Notes ajoute cette réunion au calendrier de tous les participants et envoie des rappels à tous ceux qui ont accepté de prendre part à la réunion. [. . . ] Pour convertir des participants en présentateurs ou en hôtes avant la réunion, vous pouvez modifier le rôle des utilisateurs dans Adobe Connect (Réunions > Modifier les participants). Pour plus d'informations, voir l'aide d'Adobe Connect Voir aussi « Personnalisation des informations détaillées d'une salle de réunion » à la page 7 Dernière mise à jour le 18/4/2011 UTILISATION D'ADOBE CONNECT 8 LOTUS NOTES ADD-IN Utilisation d'Adobe Connect Lotus Notes Add-in 4 Création d'une salle de réunion Une salle de réunion peut être utilisée comme salle par défaut pour vos réunions Adobe Connect ou comme salle occasionnelle. 2 Indiquez le nom d'une salle de réunion et le suffixe personnalisé de l'URL, par exemple, votre nom ou planification. Création d’une salle de réunion Envoi d'une invitation à une réunion Généralement, vous envoyez une invitation de calendrier pour planifier les réunions récurrentes, à venir ou encore celles que vous souhaitez afficher dans le calendrier d'un participant. En revanche, une invitation par messagerie est plus adaptée pour inviter les participants à rejoindre une réunion dans un bref délai. Les invitations de calendrier comme les invitations par message électronique comprennent des informations détaillées sur la réunion Adobe Connect. Ces informations comprennent l'URL de la salle de réunion ainsi que, le cas échéant, le numéro de téléphone et les codes de connexion à la conférence. Vérifiez que vous avez configuré la salle de réunion par défaut. Consultez la section « Configuration de la salle de réunion par défaut » à la page 6. Dernière mise à jour le 18/4/2011 UTILISATION D'ADOBE CONNECT 8 LOTUS NOTES ADD-IN Utilisation d'Adobe Connect Lotus Notes Add-in 5 Invitation à une réunion Adobe Connect Envoi d'une invitation de calendrier ❖ Dans le menu Add-in, sélectionnez Planifier Adobe Connect Meeting. L'invitation de calendrier s'ouvre et affiche des informations sur la salle de réunion. Participation à une réunion Adobe Connect Les invitations à des réunions Adobe Connect sont envoyées par courrier électronique et comprennent l'URL de la salle de réunion Adobe Connect. 1 Ouvrez le message électronique contenant l'invitation. 2 Effectuez l'une des opérations suivantes : • Si la réunion est en cours, cliquez dans l'invitation sur l'URL de la salle de réunion. € Si la réunion est planifiée à une date ultérieure, cliquez sur Accepter. Ensuite, lorsque la réunion commence, ouvrez l'élément dans votre calendrier Lotus Notes et cliquez sur l'URL de la salle de réunion. S'il s'agit de réunions périodiques, vous pouvez ajouter l'adresse URL des salles de réunion correspondantes à la liste de signets de votre navigateur afin d'y accéder plus facilement. Configuration et gestion de réunions Adobe Connect Vous configurez et gérez les paramètres de réunion à l'aide de la boîte de dialogue Paramètres (Menu Add-In > Modifier les paramètres). Dernière mise à jour le 18/4/2011 UTILISATION D'ADOBE CONNECT 8 LOTUS NOTES ADD-IN Utilisation d'Adobe Connect Lotus Notes Add-in 6 Modification des informations sur le serveur Cette option n'est pas disponible si l'administrateur a indiqué un serveur pour l'add-in. 1 Dans le menu Add-in , sélectionnez Modifier les paramètres. 2 Cliquez sur l'option Modifier, à côté du nom du serveur. Options du serveur Adobe Connect 3 Dans la boîte de dialogue Modifier le serveur, effectuez l'une des opérations suivantes : • Pour utiliser un serveur existant, sélectionnez le serveur et cliquez sur OK. [. . . ] 1 Dans la boîte de dialogue Mes salles de réunion, sélectionnez une salle et cliquez sur Personnaliser. Dernière mise à jour le 18/4/2011 UTILISATION D'ADOBE CONNECT 8 LOTUS NOTES ADD-IN Utilisation d'Adobe Connect Lotus Notes Add-in 8 Personnalisation de l'invitation à une réunion 2 Effectuez l’une des opérations suivantes : • Pour ajouter des informations relatives aux invitations, saisissez votre texte et ajoutez l'URL de la salle de réunion Adobe Connect. € Pour ajouter des informations relatives à une conférence audio (téléphonie), cliquez sur Paramètres du téléphone. Cette option ajoute automatiquement, en regard de l'entrée sélectionnée, les informations de téléphonie récupérées sur le serveur Adobe Connect. [. . . ]