Mode d'emploi ORANGE GUIDE UTILISATEUR PRISE EN MAIN MAIL ORGANIZER TEAMWORK

[. . . ] Guide utilisateur Prise en main Mail Organizer Teamwork Hosted Exchange Orange Business Services guide utilisateur prise en main Hosted Exchange Mail Organizer Teamwork version 2. 1 du 4 octobre 2007 1 sommaire 1. Prise en main rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1. 1. [. . . ] Une fenêtre s'affiche dans laquelle il vous suffit de cocher les options souhaitées puis de cliquer sur le bouton « Fermer ». 4 Vous recevez un message de notification : La boîte de dialogue « Options des messages » permet également de définir les caractéristiques optionnelles des messages. - Niveau de priorité d'un message ; - Critère de diffusion (normal, personnel, privé ou confidentiel) ; - Confirmation de lecture, . . . 5 1. 2. Créer des dossiers et classer ses messages Créer des dossiers Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le triangle à droite du bouton « Nouveau », puis sélectionner « Dossier » dans le menu qui s'affiche. Une boîte de dialogue « Créer un dossier » apparaît dans laquelle il vous est demandé de renseigner son nom et sa position dans l'arborescence. Outlook vous offre la possibilité de créer autant de dossiers et de sous-dossiers que vous le souhaitez. Classer ses messages Il existe deux méthodes : Première méthode par Glisser/déposer : Après avoir sélectionné le message à classer, en maintenant appuyé le bouton gauche de la souris, faites glisser et déposez dans le dossier souhaité. Deuxième méthode par l'icône : Sélectionnez le message à déplacer puis Cliquez sur l'icône « Déplacer vers un dossier » Une fois déplacé, le message est automatiquement placé dans le dossier souhaité. Vous pouvez également réorganiser à tout moment vos dossiers. 6 1. 3. Gestionnaire d'absence du bureau En cliquant sur l'icône "Options" à gauche de l'écran en Webmail ou en haut dans l'arborescence « Outils », vous pouvez activer ou désactiver votre répondeur de messagerie (gestionnaire d'absence du bureau). Cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer", en haut à gauche, pour appliquer vos modifications. Lors de la réception d'un message, son auteur reçoit un message qui correspond au texte que vous avez saisi dans le champ. 7 1. 4. Calendrier Le calendrier correspond à votre agenda. Cette Fonctionnalité est accessible aux comptes Hosted Exchange Organizer et Hosted Exchange Teamwork. Afficher vos rendez-vous Par défaut, le calendrier affiche les rendez-vous pour la date en cours. A noter : Vous avez également la possibilité de consulter votre planning quotidien, hebdomadaire, mensuel, en utilisant les icônes de la barre d'outils. L'affichage "semaine de travail" sur 5 jours n'est pas disponible en Webmail (OWA). Pour ouvrir un rendez-vous existant, double-cliquez dessus. Créer un nouveau rendez-vous Pour créer un nouveau rendez-vous, cliquez sur le bouton "Nouveau" du calendrier, ou doublecliquez sur une plage horaire vide. Une fenêtre apparaît ; renseignez les champs importants pour vous (heure de début, heure de fin, programme de la réunion, lieu, catégorie. . . ). 8 Pour les utilisateurs Hosted Exchange Teamwork, vous avez également la possibilité de lancer des invitations aux personnes dont vous souhaitez la présence à une réunion. [. . . ] Marquer une tâche comme terminée : cochez simplement la case qui apparaît à gauche de son nom. Il existe de nombreuses fonctionnalités supplémentaires telle que l'organisation des tâches, les liens avec le calendrier ou les contacts, comment les partager ou les affecter à d'autres personnes. Retrouvez ces fonctions avancées de messagerie Outlook dans les Fiches pratiques disponible sur votre espace Business Entreprise. N'hésitez pas à vous rendre sur le site de Microsoft http://office. microsoft. com/fr-fr/outlook/ pour de plus amples informations. 10 [. . . ]